Qué es una orden de servicio
La orden de servicio es el documento donde registras qué recibiste del cliente, qué falla reporta, qué vas a hacer, cuánto va a costar y cuándo se entrega. Se usa en talleres mecánicos, de hojalatería, de electrodomésticos, de celulares y de cómputo. Es tu protección: si el cliente dice que el rayón ya no estaba o que nunca autorizó un trabajo, la orden firmada lo resuelve.
Qué debe llevar una orden de servicio
- Datos del taller: nombre, domicilio, teléfono y folio.
- Datos del cliente: nombre, teléfono y correo.
- Datos del equipo o vehículo: marca, modelo, año, placas, número de serie y kilometraje.
- Estado de recepción: nivel de combustible, daños visibles, objetos que deja el cliente. Mejor con fotos.
- Falla reportada, en palabras del cliente.
- Diagnóstico y trabajos a realizar.
- Presupuesto: refacciones y mano de obra, con el total.
- Autorización del cliente del presupuesto y de cualquier trabajo adicional.
- Fecha estimada de entrega.
- Garantía de refacciones y mano de obra.
- Firmas de recepción y de entrega.
Qué pide Profeco a los talleres
La reparación y el mantenimiento de vehículos está sujeta a la NOM-174-SCFI-2007, de prácticas comerciales para la prestación de servicios. En la práctica, Profeco revisa que el taller:
- Use un contrato de adhesión registrado ante Profeco.
- Tenga a la vista del público la lista de precios de sus servicios.
- Entregue presupuesto y respete lo que el cliente autorizó.
La orden de servicio no sustituye al contrato de adhesión registrado. Revisa los requisitos vigentes en el Registro Público de Contratos de Adhesión de Profeco.
Formato de orden de servicio editable
Formato de orden de servicio (Word)
Gratis, sin registro. Con recepción, diagnóstico, presupuesto y firmas.
La orden en papel protege al taller. No le avisa al cliente.
Con papel, cada autorización es una llamada que el cliente no contesta, y cada "¿ya está mi carro?" es una llamada que interrumpe a tu mecánico. Más abajo te mostramos cómo se ve cuando el cliente recibe por WhatsApp las fotos del diagnóstico, autoriza con un mensaje, y le avisan solo cuando su carro está listo.
Lo que cuesta llevarla en papel
Las llamadas son el costo escondido de un taller. Para autorizar presupuestos, para avisar que llegó una refacción, para decir que ya está listo. Si cada orden genera tres llamadas de cinco minutos y recibes diez vehículos al día, son dos horas y media diarias al teléfono. Y cuando el cliente regresa en un año, nadie encuentra qué se le hizo.
Cómo se ve con un sistema hecho para tu negocio
En Plixail construimos sistemas a la medida para talleres: órdenes, presupuestos, historial por vehículo y WhatsApp en un solo lugar.
No contratas a nadie más
Avisos, autorizaciones y seguimiento salen solos por WhatsApp. Nadie pasa la tarde al teléfono.
Autorización por WhatsApp
El cliente recibe las fotos del diagnóstico y el presupuesto, y autoriza con un mensaje que queda registrado.
Avisos automáticos
El cliente sabe cuándo llegó la refacción y cuándo está listo su vehículo, sin llamar.
Historial por placa
Cada servicio queda en el historial del vehículo. Cuando regresa, sabes qué se le hizo y cuándo.
Recordatorio del siguiente servicio
El cliente recibe por WhatsApp el aviso de su próximo mantenimiento.
Sin curva de aprendizaje
Funciona en el celular de tus mecánicos y en la computadora del mostrador.
Una orden, de principio a fin
- Recibes el vehículo, tomas las fotos de recepción con el celular y la orden se abre con los datos del cliente, que llegan solos si ya te había visitado.
- Cada venta en el mostrador descuenta el inventario en ese momento y queda registrada con forma de pago y vendedor.
- Un cliente pregunta por WhatsApp a las 10 de la noche si tienes un producto. El asistente revisa tu inventario real, le contesta con precio y toma el pedido.
- Cuando un producto llega al mínimo, recibes el aviso y el pedido sugerido para tu proveedor.
- Al cerrar, el corte de caja se hace solo: ventas por forma de pago, retiros y diferencia.
- Desde tu celular ves cuánto vendiste, qué se vendió más y qué tienes que reponer.
Los datos son tuyos, puedes exportarlos cuando quieras, y nunca se revenden. No te prometemos más ventas ni más clientes: te prometemos que no vas a perder tiempo en lo que hoy haces a mano.
Orden en papel o con sistema
| Papel | Sistema a la medida | |
|---|---|---|
| Fotos de recepción | No | Sí, en la orden |
| Autorización del presupuesto | Llamada | WhatsApp, registrada |
| Aviso de vehículo listo | Llamada | Automático |
| Historial por vehículo | Archivero | Por placa, en segundos |
| Recordatorio del siguiente servicio | No | Automático |
| Costo | Imprenta | Según tu taller |
Preguntas frecuentes
¿Qué diferencia hay entre orden de servicio y orden de trabajo?
Muchos talleres las usan como lo mismo. Cuando se distinguen, la orden de servicio es la que firma el cliente y la orden de trabajo es la instrucción interna para el mecánico.
¿La orden de servicio sustituye al contrato de adhesión?
No. Profeco pide que los talleres usen un contrato de adhesión registrado. La orden de servicio lo complementa con los datos de cada trabajo.
¿Una autorización por WhatsApp sirve?
Deja un registro escrito, con fecha y hora, de que el cliente aceptó el presupuesto. Es mucho mejor que una autorización por teléfono, que no deja nada.
¿De quién son los datos de mis ventas y clientes?
Tuyos. Los datos son tuyos, puedes exportarlos cuando quieras, y nunca se revenden.
¿Cuánto cuesta?
Depende de lo que necesites: no es lo mismo una tienda con una caja que un negocio con tres sucursales. No vendemos un paquete cerrado: primero entendemos cómo trabajas y después te damos un precio claro por escrito.