Qué es una bitácora de mantenimiento vehicular
Es el registro de todo lo que se le hace a cada unidad: servicios, reparaciones, refacciones, llantas, kilometraje y costo. Sirve para saber cuándo le toca servicio a cada vehículo, cuánto te cuesta mantenerlo, y cuándo ya sale más caro repararlo que cambiarlo.
Si tu flotilla presta servicio de autotransporte federal, la NOM-068-SCT-2-2014 fija las condiciones físico-mecánicas y de seguridad que deben cumplir tus unidades, y una bitácora al día es la forma de demostrar que les das mantenimiento.
Qué registrar en cada servicio
- Unidad: número económico y placas.
- Fecha y kilometraje.
- Tipo de servicio: preventivo o correctivo.
- Trabajo realizado y refacciones.
- Taller o mecánico.
- Costo de refacciones y de mano de obra.
- Kilometraje o fecha del próximo servicio.
Mantenimiento preventivo: qué revisar
Los intervalos los fija el manual del fabricante de cada unidad y dependen del uso. Lo que no puede faltar en el programa:
- Aceite y filtros de motor, aire y combustible.
- Frenos: balatas, tambores o discos y sistema de aire.
- Llantas: presión, desgaste y rotación.
- Suspensión y dirección.
- Luces, sistema eléctrico y batería.
- Sistema de enfriamiento.
Control de combustible: dónde se va el dinero
El combustible suele ser uno de los gastos más grandes de una flotilla, y el más fácil de perder de vista. Para controlarlo, registra en cada carga: unidad, fecha, kilometraje, litros e importe. Con eso calculas el rendimiento:
Rendimiento (km por litro) = kilómetros recorridos desde la carga anterior / litros cargados
Si una unidad que rendía 3.2 km por litro de repente rinde 2.6 en la misma ruta, algo pasa: una falla mecánica, una forma de manejar distinta, o combustible que no llega al tanque.
La bitácora del operador: NOM-087
La NOM-087-SCT-2-2017 establece los tiempos de conducción y pausas para los conductores de autotransporte federal. Los operadores deben llevar una bitácora de horas de servicio con sus tiempos de conducción y descanso, presentarla a la autoridad cuando la pida, y la empresa debe conservar esos registros, impresos o electrónicos, por 2 años.
Formato de bitácora en Excel
Bitácora vehicular (Excel)
Gratis, sin registro. Tres hojas: mantenimiento, combustible con rendimiento calculado, y viaje.
La bitácora en Excel funciona mientras alguien la llene.
En la práctica, el operador guarda los tickets de combustible en la guantera y alguien en la oficina los captura días después, si los encuentra. Más abajo te mostramos cómo se ve cuando el operador manda la foto del ticket por WhatsApp y el rendimiento se calcula solo.
Lo que cuesta llevarla en papel
Una bitácora en papel no avisa. Nadie revisa el kilometraje de cada unidad cada semana para ver a cuál le toca servicio, así que el servicio se hace cuando algo falla, en carretera y con la carga encima. Y una caída de rendimiento de combustible que nadie calculó puede durar meses.
Cómo se ve con un sistema hecho para tu flotilla
En Plixail construimos software a la medida para empresas de transporte y logística: viajes, documentos, mantenimiento, operadores y WhatsApp en un solo lugar, con tus reglas.
No contratas a nadie más
Viajes, documentos, avisos al cliente y control de mantenimiento salen solos. Nadie captura lo mismo dos veces.
No tienes que acordarte de nada
El sistema te avisa cuándo le toca servicio a cada unidad y cuándo vence una licencia, un seguro o una verificación.
Tu WhatsApp informa por ti
Cuando el cliente pregunta dónde va su carga, el asistente le responde con el estado real del viaje.
Tus operadores reportan por WhatsApp
Kilometraje, cargas de combustible con foto del ticket y entregas con foto, sin papeles que se pierden.
Tu flotilla en tu celular
Viajes activos, rendimiento de combustible por unidad y servicios pendientes, en una pantalla.
Sin equipo ni curva de aprendizaje
Funciona en la computadora de la oficina y en el celular de tus operadores. Si usan WhatsApp, saben usarlo.
Un viaje, de principio a fin
- Das de alta cada unidad con su programa de mantenimiento según el fabricante.
- El operador recibe su viaje en el celular, con ruta, cliente y documentos.
- Durante el viaje reporta por WhatsApp sus cargas de combustible y cualquier incidencia, con foto.
- Si el cliente pregunta dónde va su carga, el asistente le responde con el estado real del viaje.
- Al entregar, el operador sube la foto de la evidencia de entrega y el cliente recibe su aviso.
- El kilometraje del viaje alimenta el control de mantenimiento: cuando a una unidad le toca servicio, te avisa.
Cuando el rendimiento de combustible de una unidad cae fuera de lo normal, recibes el aviso. Los datos son tuyos, puedes exportarlos cuando quieras, y nunca se revenden. No te prometemos más ventas ni más clientes: te prometemos que no vas a perder tiempo en lo que hoy haces a mano.
Papel, Excel o sistema
| Papel | Excel | Sistema a la medida | |
|---|---|---|---|
| Registro de servicios | Sí | Sí | Sí |
| Aviso de servicio por kilometraje | No | No | Sí |
| Ticket de combustible por WhatsApp | No | No | Sí, con foto |
| Rendimiento calculado | A mano | Con fórmulas | Solo, con alertas |
| Vencimiento de licencias y seguros | No | No | Sí |
| Costo | Gratis | Gratis | Según tu flotilla |
Preguntas frecuentes
¿Qué es una bitácora de mantenimiento vehicular?
El registro de servicios, reparaciones, refacciones, kilometraje y costos de cada unidad.
¿Cada cuánto se da mantenimiento preventivo?
Según el manual del fabricante de cada unidad y el tipo de uso. El sistema puede avisarte por kilometraje o por fecha.
¿Qué pide la NOM-087 a los operadores?
Llevar una bitácora de horas de servicio con tiempos de conducción y descanso. La empresa conserva esos registros por 2 años.
¿Cómo calculo el rendimiento de combustible?
Kilómetros recorridos desde la carga anterior divididos entre los litros cargados.
¿De quién son los datos?
Tuyos. Los datos son tuyos, puedes exportarlos cuando quieras, y nunca se revenden.
¿Cuánto cuesta?
Depende de lo que necesites: no es lo mismo una flotilla de tres unidades que una de cincuenta. No vendemos un paquete cerrado: primero entendemos cómo trabajas y después te damos un precio claro por escrito.