Antes del primer día
Pide los documentos con tiempo para no tener a la persona sentada su primer día esperando papeles:
- Identificación oficial (INE o pasaporte), CURP y acta de nacimiento.
- Constancia de situación fiscal (RFC) y número de seguridad social (NSS).
- Comprobante de domicilio y datos de una cuenta bancaria para la nómina.
- Si tiene crédito Infonavit o Fonacot, el aviso de retención correspondiente.
- Contacto de emergencia.
Un nuevo empleado no se va por el sueldo en su primera semana. Se va por el desorden.
Papeles que se piden tres veces, un contrato que se firma un mes después y nadie que le diga qué hacer el lunes. Todo eso se ve desde el primer día. Más abajo te mostramos cómo se ve cuando todo vive en el expediente de cada empleado.
¿Lo llenas a mano todos los días? En un sistema, la asistencia, las vacaciones y las incidencias se registran solas y la prenómina sale lista cada quincena.
Lo legal: contrato e IMSS
- Contrato por escrito. El artículo 24 de la LFT pide que las condiciones de trabajo consten por escrito, en dos ejemplares: uno para cada parte. Debe decir puesto, jornada, salario, lugar de trabajo y duración de la relación.
- Periodo de prueba. En contratos por tiempo indeterminado puede pactarse un periodo de prueba de hasta 30 días (180 días para puestos de dirección o gerencia, según el artículo 39-A).
- Alta en el IMSS. La Ley del Seguro Social da un plazo máximo de 5 días hábiles para inscribir al trabajador, pero lo más seguro es darlo de alta antes de su primer día: un accidente sin alta lo paga el patrón.
- Aviso de privacidad. Le informas cómo vas a tratar sus datos personales.
Primer día y primera semana
- Bienvenida y recorrido: dónde está todo y quién es quién.
- Herramientas listas: equipo, accesos, uniforme y lo que necesite para trabajar.
- Inducción: reglamento, horarios, cómo se checa, cómo se piden permisos y vacaciones, y la política de la NOM-035.
- Capacitación del puesto, con su DC-3 cuando aplique.
- Una persona responsable de resolver sus dudas durante el primer mes.
- Revisión al final de la primera semana y antes de que termine el periodo de prueba.
Checklist completo
| Paso | Responsable | Cuándo |
|---|---|---|
| Carta oferta y aceptación | Dueño o RH | Antes del ingreso |
| Documentos completos | RH | Antes del ingreso |
| Alta en el IMSS | Contador o RH | Antes del primer día |
| Contrato firmado en dos ejemplares | RH y trabajador | Primer día |
| Expediente abierto | RH | Primer día |
| Inducción y reglamento | Jefe directo | Primera semana |
| Capacitación del puesto | Jefe directo | Primer mes |
| Revisión del periodo de prueba | Jefe directo y RH | Antes del día 30 |
Cómo se ve dentro de un sistema hecho para tu empresa
En Plixail construimos sistemas a la medida de recursos humanos: el expediente, la asistencia, las vacaciones y las incidencias de tu gente en un solo lugar, con tus reglas y tus horarios. Mira el sistema de recursos humanos.
Expediente digital de cada empleado
Contrato, documentos, constancias y actas en un solo lugar, con fecha.
Checador por WhatsApp o celular
Entrada y salida desde el celular, con ubicación al checar. Sin reloj ni huella.
Vacaciones e incidencias calculadas solas
El saldo sale de la antigüedad; faltas, retardos y horas extra, del checador.
Datos listos para la nómina
Al corte, las incidencias salen completas para tu contador.
Constancias DC-3 generadas
Registras el curso una vez y sale la DC-3 de cada participante.
NOM-035 desde el celular
Cada empleado contesta desde el celular y la evidencia queda guardada.
Un periodo de nómina, de principio a fin
- Cada empleado checa desde su celular o por WhatsApp; retardos, faltas y horas extra se marcan solos.
- El nuevo empleado recibe por WhatsApp la lista de documentos, los manda en foto y su expediente se arma solo. Tu contador recibe los datos para el alta en el IMSS.
- Al corte, el sistema entrega las incidencias del periodo listas para la nómina.
- Tu contador o tu sistema de nómina calcula los recibos. El timbrado lo hace un PAC autorizado por el SAT, no Plixail: el sistema le entrega los datos completos y correctos.
El sistema está diseñado para que tu empresa pueda cumplir con la Ley Federal del Trabajo y la NOM-035. Plixail no otorga certificaciones ni sustituye a tu contador o abogado. Los datos son tuyos, puedes exportarlos cuando quieras, y nunca se revenden. Conoce el sistema de recursos humanos y nómina.
Preguntas frecuentes
¿Puedo dar de alta en el IMSS después del primer día?
La ley da hasta 5 días hábiles, pero si el trabajador sufre un accidente antes del alta, el patrón responde. Por eso conviene darlo de alta antes de que empiece.
¿Es obligatorio el contrato por escrito?
Sí. La LFT pide que las condiciones de trabajo consten por escrito. Si no existe, la falta se le imputa al patrón.
¿De quién son los datos de mis empleados?
Tuyos. Los datos son tuyos, puedes exportarlos cuando quieras, y nunca se revenden.
¿Pueden hacer esto dentro de un sistema para mi empresa?
Sí. Construimos sistemas a la medida de recursos humanos: expediente de cada empleado, checador por WhatsApp, vacaciones, incidencias, DC-3 y NOM-035 en un solo lugar. Escríbenos y te mostramos cómo se vería con tu forma de trabajar.