Qué es el inventario cíclico
El inventario cíclico, o conteo cíclico, es contar físicamente un grupo de productos según un calendario, de modo que todo el almacén se cuenta varias veces al año sin detener la operación. Los productos más importantes se cuentan más seguido.
El inventario anual dice cuánto se perdió. No dice cuándo ni por qué.
Se cierra el almacén un fin de semana, se cuenta todo a la carrera y, para cuando aparece la diferencia, ya nadie recuerda qué pasó con ese producto en marzo. Más abajo te mostramos cómo se ve cuando todo vive en un solo sistema.
¿Lo llenas a mano todos los días? En un sistema, cada entrada, salida y surtido se registra al momento y el inventario cuadra con el anaquel.
Clasificación ABC
Ordena tus productos por valor de consumo anual (unidades vendidas al año × costo) y divídelos en tres clases. Una referencia común, basada en la regla de Pareto:
| Clase | Parte de los artículos | Parte del valor |
|---|---|---|
| A | Alrededor de 20% | Alrededor de 80% |
| B | Alrededor de 30% | Alrededor de 15% |
| C | Alrededor de 50% | Alrededor de 5% |
Son proporciones aproximadas, no una regla fija. Sube a clase A los productos pequeños y caros que se roban fácil, aunque su valor de consumo no lo justifique.
Frecuencia de conteo
Un esquema frecuente es contar la clase A cada mes, la B cada trimestre y la C cada semestre. Ejemplo con 2,000 productos y 20 días hábiles al mes:
| Clase | Productos | Frecuencia | Conteos por día |
|---|---|---|---|
| A | 400 | Mensual | 20 |
| B | 600 | Trimestral | 10 |
| C | 1,000 | Semestral | 8 a 9 |
Unos 38 conteos al día: una persona los hace en una o dos horas, sin parar el almacén.
El conteo paso a paso
- Genera la lista del día según el calendario ABC.
- Cuenta a ciegas: quien cuenta no ve la existencia del sistema, para no "ajustar" lo que ve.
- Compara el conteo contra el sistema.
- Si hay diferencia, recuenta otra persona antes de aceptar nada.
- Investiga la causa: recepción sin registrar, salida sin vale, ubicación equivocada, merma.
- Ajusta el inventario con autorización y deja registrada la causa.
- Mide la exactitud: productos sin diferencia ÷ productos contados × 100.
Cíclico contra anual
| Inventario físico anual | Inventario cíclico | |
|---|---|---|
| Operación | Se detiene uno o varios días | Sigue normal |
| Cuándo ves el error | Hasta meses después | En semanas |
| Causa de la diferencia | Difícil de encontrar | Más fácil, porque el error es reciente |
| Carga de trabajo | Toda junta | Repartida en el año |
Cómo se ve con un sistema hecho para tu almacén
En Plixail construimos sistemas a la medida para almacenes y distribuidoras: inventario en tiempo real, picking con celular, entradas y salidas, notas de remisión y rutas, crédito a clientes y pedidos por WhatsApp, con tus reglas. Mira el sistema para almacenes.
Inventario real, no el del cuaderno
Cada entrada, salida y remisión mueve la existencia en el momento, por almacén y por ubicación.
Surtido desde el celular
El almacenista ve su lista de picking ordenada por ubicación y confirma cada producto escaneando el código.
Remisiones y rutas sin capturar dos veces
El pedido se vuelve remisión, la remisión entra a la ruta del chofer y el cliente firma de recibido en el celular.
Crédito bajo control
Ves el saldo y los días de atraso de cada cliente antes de surtirle otro pedido.
Pedidos por WhatsApp
Tus clientes piden por WhatsApp y el pedido llega al sistema con precios y existencias reales.
Sin equipo ni curva de aprendizaje
Funciona en la computadora de la oficina y en los celulares que tu equipo ya usa.
Un pedido, de principio a fin
- Tu cliente manda su pedido por WhatsApp. El asistente revisa existencias, precios y su crédito, y arma el pedido para que tu equipo lo confirme. La IA propone, tú revisas y firmas.
- El almacenista recibe la lista de picking en el celular, ordenada por ubicación, y escanea cada producto.
- Al cerrar el surtido se genera la nota de remisión y el pedido entra a la ruta del chofer.
- El cliente firma de recibido en el celular del chofer y recibe su copia por WhatsApp.
- Cada mañana el sistema le asigna al almacenista su lista de conteo cíclico; cuenta a ciegas en el celular y las diferencias quedan para autorización.
- Desde tu celular ves pedidos del día, existencias, saldos por cobrar y lo que hay que reponer.
Los datos son tuyos, puedes exportarlos cuando quieras, y nunca se revenden. No te prometemos más ventas ni más clientes: te prometemos que no vas a perder tiempo en lo que hoy haces a mano.
Preguntas frecuentes
¿El conteo cíclico sustituye al inventario anual?
Muchas empresas reducen o eliminan el conteo anual cuando el cíclico está bien documentado, pero confírmalo con tu contador o tu auditor.
¿Inventario cíclico y conteo cíclico son lo mismo?
Sí, son dos nombres para la misma práctica.
¿Qué exactitud de inventario es buena?
Depende del giro, pero el objetivo es que suba mes con mes. Mídela por clase: la clase A es la que más importa.
¿De quién son los datos?
Tuyos. Los datos son tuyos, puedes exportarlos cuando quieras, y nunca se revenden.