Qué es un kardex
El kardex de inventario es el registro, producto por producto, de cada entrada y salida en orden de fecha, con la existencia y el valor que quedan después de cada movimiento. Sirve para saber cuánto tienes sin contar, cuánto te costó lo que vendiste y para encontrar diferencias cuando sí cuentas.
El kardex en Excel cuadra el día que alguien lo actualiza.
Una salida sin capturar o una compra registrada con otro costo descuadra la existencia y el costo de todo lo que sigue, y encontrar el error es revisar renglón por renglón. Más abajo te mostramos cómo se ve cuando todo vive en un solo sistema.
¿Lo llenas a mano todos los días? En un sistema, cada entrada, salida y surtido se registra al momento y el inventario cuadra con el anaquel.
Qué columnas lleva
- Fecha y concepto (compra, venta, devolución, ajuste).
- Documento de referencia: factura, remisión, vale de salida.
- Entradas: unidades, costo unitario e importe.
- Salidas: unidades, costo unitario e importe.
- Existencia: unidades, costo unitario y saldo en pesos.
PEPS, costo promedio y UEPS
PEPS (primeras entradas, primeras salidas): lo que sale se valúa al costo de lo más antiguo que tienes. Cuando los precios suben, el costo de venta queda más bajo y el inventario vale más.
Costo promedio: después de cada compra se recalcula el costo unitario promedio de toda la existencia, y las salidas se valúan a ese promedio. Suaviza las subidas y bajadas de precio.
UEPS (últimas entradas, primeras salidas) no está permitido para efectos fiscales en México: la Ley del ISR contempla primeras entradas primeras salidas, costo identificado, costo promedio y detallista, y la norma contable de inventarios (NIF C-4) tampoco lo acepta. Elige el método con tu contador; cambiarlo después tiene reglas.
Ejemplo resuelto
Un producto, tres movimientos en el mes, valuado con los dos métodos:
| Fecha | Movimiento | Existencia | Saldo con PEPS | Saldo con costo promedio |
|---|---|---|---|---|
| 01/10 | Compra 100 piezas a $10 | 100 | $1,000 | $1,000 (promedio $10.00) |
| 08/10 | Compra 100 piezas a $12 | 200 | $2,200 | $2,200 (promedio $11.00) |
| 15/10 | Venta de 150 piezas | 50 | $600; costo de venta $1,600 | $550; costo de venta $1,650 |
Con PEPS, las 150 piezas vendidas salen 100 a $10 y 50 a $12: $1,600, y quedan 50 piezas a $12. Con costo promedio salen las 150 a $11: $1,650, y quedan 50 piezas a $11. Misma mercancía, $50 de diferencia en el costo de venta de un solo producto en un solo mes.
Cómo se ve con un sistema hecho para tu almacén
En Plixail construimos sistemas a la medida para almacenes y distribuidoras: inventario en tiempo real, picking con celular, entradas y salidas, notas de remisión y rutas, crédito a clientes y pedidos por WhatsApp, con tus reglas. Mira el sistema para almacenes.
Inventario real, no el del cuaderno
Cada entrada, salida y remisión mueve la existencia en el momento, por almacén y por ubicación.
Surtido desde el celular
El almacenista ve su lista de picking ordenada por ubicación y confirma cada producto escaneando el código.
Remisiones y rutas sin capturar dos veces
El pedido se vuelve remisión, la remisión entra a la ruta del chofer y el cliente firma de recibido en el celular.
Crédito bajo control
Ves el saldo y los días de atraso de cada cliente antes de surtirle otro pedido.
Pedidos por WhatsApp
Tus clientes piden por WhatsApp y el pedido llega al sistema con precios y existencias reales.
Sin equipo ni curva de aprendizaje
Funciona en la computadora de la oficina y en los celulares que tu equipo ya usa.
Un pedido, de principio a fin
- Tu cliente manda su pedido por WhatsApp. El asistente revisa existencias, precios y su crédito, y arma el pedido para que tu equipo lo confirme. La IA propone, tú revisas y firmas.
- El almacenista recibe la lista de picking en el celular, ordenada por ubicación, y escanea cada producto.
- Al cerrar el surtido se genera la nota de remisión y el pedido entra a la ruta del chofer.
- El cliente firma de recibido en el celular del chofer y recibe su copia por WhatsApp.
- Cada entrada, remisión y devolución alimenta el kardex de su producto, ya valuado con el método que eligió tu contador.
- Desde tu celular ves pedidos del día, existencias, saldos por cobrar y lo que hay que reponer.
Los datos son tuyos, puedes exportarlos cuando quieras, y nunca se revenden. No te prometemos más ventas ni más clientes: te prometemos que no vas a perder tiempo en lo que hoy haces a mano.
Preguntas frecuentes
¿El kardex es obligatorio?
Llevar un control de inventarios es parte de la contabilidad de un negocio que vende mercancía; el kardex es la forma más común de hacerlo. Tu contador te dice qué nivel de detalle necesitas.
¿Qué método conviene más, PEPS o costo promedio?
Depende de tu producto y de cómo se mueven tus precios. PEPS es natural para productos con caducidad; el promedio, para productos a granel o muy parecidos entre sí.
¿Kardex de inventario y kardex escolar son lo mismo?
No. El kardex escolar es el historial de calificaciones de un alumno; este es el registro de movimientos de un producto.
¿De quién son los datos?
Tuyos. Los datos son tuyos, puedes exportarlos cuando quieras, y nunca se revenden.