Qué es y cuándo se usa
Un acta administrativa es un documento interno en el que la empresa registra, con testigos, un hecho relacionado con el trabajo de una persona. Se usa para:
- Documentar faltas injustificadas, retardos repetidos o abandono de labores.
- Registrar incumplimientos del reglamento interior de trabajo o de normas de seguridad.
- Dejar constancia de conductas indebidas (agresiones, daños, presentarse en estado inconveniente).
- Respaldar una medida disciplinaria o, en casos graves, una rescisión de la relación de trabajo por alguna de las causas del artículo 47 de la LFT.
La LFT no trae un formato oficial de acta, pero sí pide que antes de aplicar una sanción disciplinaria se escuche al trabajador, y que una rescisión se notifique con un aviso por escrito.
Un acta sirve si los hechos están completos. A mano, casi nunca lo están.
Fechas que no coinciden con la lista de asistencia, testigos que no estuvieron y faltas anteriores sin registro le quitan fuerza a cualquier acta. Más abajo te mostramos cómo se ve cuando todo vive en el expediente de cada empleado.
¿Lo llenas a mano todos los días? En un sistema, la asistencia, las vacaciones y las incidencias se registran solas y la prenómina sale lista cada quincena.
Qué debe contener
| Elemento | Qué escribir |
|---|---|
| Lugar, fecha y hora | Dónde y cuándo se levanta el acta |
| Quién la levanta | Nombre y puesto del representante de la empresa |
| Datos del trabajador | Nombre, puesto, área y número de empleado |
| Relato de los hechos | Qué pasó, cuándo, dónde y cómo, sin opiniones ni adjetivos |
| Pruebas | Registros de asistencia, fotos, reportes o documentos que se anexan |
| Declaración del trabajador | Lo que el trabajador dice, con sus palabras, o que se negó a declarar |
| Testigos | Nombre y firma de dos personas que presenciaron los hechos |
| Firmas y cierre | Firma de todos los presentes y hora de cierre; si el trabajador no firma, se anota |
Cómo levantarla
- Levántala lo antes posible después del hecho, mientras los testigos lo recuerdan.
- Cita al trabajador y explícale para qué es la reunión.
- Lee el relato de los hechos frente a él y dale oportunidad de responder.
- Escribe su declaración tal como la dice.
- Firmen todos. Entrégale una copia al trabajador y guarda el original en su expediente.
Errores comunes
- Escribir conclusiones ("es irresponsable") en lugar de hechos ("no se presentó los días 3, 4 y 7").
- Usar testigos que no presenciaron nada.
- Levantar el acta semanas después.
- Guardar actas sueltas sin relación con las faltas ya registradas.
Esta guía es informativa y no sustituye la asesoría de un abogado. Si el acta puede terminar en una rescisión, consulta a un abogado laboral antes de actuar.
Cómo se ve dentro de un sistema hecho para tu empresa
En Plixail construimos sistemas a la medida de recursos humanos: el expediente, la asistencia, las vacaciones y las incidencias de tu gente en un solo lugar, con tus reglas y tus horarios. Mira el sistema de recursos humanos.
Expediente digital de cada empleado
Contrato, documentos, constancias y actas en un solo lugar, con fecha.
Checador por WhatsApp o celular
Entrada y salida desde el celular, con ubicación al checar. Sin reloj ni huella.
Vacaciones e incidencias calculadas solas
El saldo sale de la antigüedad; faltas, retardos y horas extra, del checador.
Datos listos para la nómina
Al corte, las incidencias salen completas para tu contador.
Constancias DC-3 generadas
Registras el curso una vez y sale la DC-3 de cada participante.
NOM-035 desde el celular
Cada empleado contesta desde el celular y la evidencia queda guardada.
Un periodo de nómina, de principio a fin
- Cada empleado checa desde su celular o por WhatsApp; retardos, faltas y horas extra se marcan solos.
- Si un trabajador acumula faltas o retardos, el sistema te avisa y genera el borrador del acta con las fechas exactas del checador, listo para revisarse y firmarse.
- Al corte, el sistema entrega las incidencias del periodo listas para la nómina.
- Tu contador o tu sistema de nómina calcula los recibos. El timbrado lo hace un PAC autorizado por el SAT, no Plixail: el sistema le entrega los datos completos y correctos.
El sistema está diseñado para que tu empresa pueda cumplir con la Ley Federal del Trabajo y la NOM-035. Plixail no otorga certificaciones ni sustituye a tu contador o abogado. Los datos son tuyos, puedes exportarlos cuando quieras, y nunca se revenden. Conoce el sistema de recursos humanos y nómina.
Preguntas frecuentes
¿El trabajador está obligado a firmar el acta?
No. Si se niega, se anota en el acta y la firman los testigos. Su negativa no invalida el documento por sí sola.
¿Cuántas faltas justifican una rescisión?
El artículo 47 de la LFT menciona más de tres faltas sin permiso ni causa justificada en un periodo de 30 días. Cada caso tiene matices: consulta a un abogado.
¿De quién son los datos de mis empleados?
Tuyos. Los datos son tuyos, puedes exportarlos cuando quieras, y nunca se revenden.
¿Pueden hacer esto dentro de un sistema para mi empresa?
Sí. Construimos sistemas a la medida de recursos humanos: expediente de cada empleado, checador por WhatsApp, vacaciones, incidencias, DC-3 y NOM-035 en un solo lugar. Escríbenos y te mostramos cómo se vería con tu forma de trabajar.