Qué es la materialidad
Es la capacidad de demostrar que una operación facturada ocurrió de verdad: que el bien se entregó o el servicio se prestó, por quien dice la factura, en la fecha y por el monto que dice. Es la defensa central cuando un proveedor aparece en las listas de EFOS del artículo 69-B o en una revisión del SAT. Desde 2020 el Código Fiscal de la Federación incluye además la figura de razón de negocios (artículo 5-A), que permite al SAT cuestionar operaciones sin un beneficio económico razonable.
La evidencia existe. El problema es encontrarla dos años después.
Correos en buzones de personas que ya no trabajan contigo, fotos en celulares y contratos sin firmar: así se ve la materialidad cuando nadie la juntó a tiempo. Más abajo te mostramos cómo se ve cuando todo vive en un solo sistema.
¿Lo llenas a mano todos los días? En un sistema, tus machotes, expedientes, términos y avisos del boletín viven en un solo lugar, y la IA te deja borradores listos para revisar.
Qué evidencia guardar
| Tipo de operación | Evidencia recomendada |
|---|---|
| Servicios profesionales o de consultoría | Contrato firmado, propuesta, entregables (reportes, minutas, presentaciones), correos de trabajo y lista de participantes |
| Compra de mercancía | Orden de compra, remisión, entrada al almacén, guía de transporte y fotos de la recepción |
| Publicidad y marketing | Contrato, piezas publicadas, capturas con fecha y reportes de resultados de la plataforma |
| Obra o mantenimiento | Contrato, presupuesto, bitácora, fotos de antes y después y acta de entrega |
| Subcontratación de servicios especializados | Contrato, registro del proveedor ante la autoridad laboral cuando aplique, y comprobantes que exige la ley |
| Todas | Pago bancarizado que coincida con la factura y evidencia de que el proveedor tiene capacidad para prestar el servicio |
La regla práctica: si mañana te preguntan "demuestra que esto pasó", ¿podrías hacerlo sin depender de la memoria de nadie?
Errores comunes
- Contratos genéricos que no describen el servicio ni los entregables.
- Pagos en efectivo o desde cuentas de terceros.
- Entregables sin fecha o creados después de la revisión.
- Proveedores sin personal ni domicilio verificable, que nunca se revisaron contra el 69-B.
Cómo se ve dentro de un sistema hecho para tu despacho
En Plixail construimos sistemas a la medida para despachos, fiscalistas y empresas (ver sistemas para despachos y notarías): revisión automática de proveedores contra el 69-B y expediente de materialidad, con avisos por WhatsApp. Mira el sistema para despachos.
Cada factura revisada sola
Cada CFDI que recibes se compara con los listados del artículo 69-B que publica el SAT.
Aviso por WhatsApp
Si un proveedor aparece como presunto o definitivo, te llega el aviso con su RFC y las facturas afectadas.
Expediente de materialidad
Contrato, entregables, fotos, correos y pagos de cada proveedor, juntos y fechados.
Listo para el abogado o el contador
Cuando el SAT pregunta, la evidencia ya está ordenada por operación.
- Recibes un CFDI. El sistema lee el RFC del emisor.
- Cada operación abre su expediente de materialidad y el sistema pide al responsable el contrato y los entregables por WhatsApp.
- Si hay coincidencia, te llega un WhatsApp y la factura queda marcada para revisión.
- La evidencia de cada operación se pide al área responsable y queda en el expediente.
El timbrado lo hace un PAC autorizado por el SAT, no Plixail. El sistema avisa y ordena; la decisión fiscal es tuya y de tu asesor. Los datos son tuyos, puedes exportarlos cuando quieras, y nunca se revenden.
Esta guía es informativa y no sustituye la asesoría de un abogado. Los plazos y requisitos cambian por estado y por materia.
Preguntas frecuentes
¿La factura y el pago no bastan como prueba?
Muchas veces no. La factura y la transferencia prueban que hubo un pago, no que el servicio se prestó. La autoridad suele pedir evidencia adicional de la operación.
¿Cuánto tiempo debo guardar la evidencia?
La regla general del CFF para la contabilidad es de cinco años, con excepciones que alargan el plazo. Revisa tu caso con tu contador.
¿La materialidad aplica a empresas pequeñas?
Sí. Aplica a cualquier contribuyente que deduzca gastos o acredite IVA.
¿Pueden hacer esto dentro de un sistema para mi despacho?
Sí. Construimos sistemas a la medida para despachos y notarías: IA con tus machotes, alertas del boletín, términos, expedientes y WhatsApp en un solo lugar. Escríbenos y te mostramos cómo se vería con tu forma de trabajar.